Changer de syndic en 2027 : la procédure et le rôle du conseil syndical

Fin de contrat ou résiliation : deux situations différentes

En fin de mandat : pas de motif, pas d’indemnité

Le contrat de syndic est conclu pour une durée déterminée, trois ans au maximum. À son terme, la copropriété peut renouveler le même syndic ou en désigner un autre, sans motif à donner (Service Public). Lorsqu’une partie ne souhaite pas conclure un nouveau contrat, il peut y être mis fin sans indemnité : la désignation du nouveau syndic et la date de fin du contrat en cours sont portées à l’ordre du jour d’une AG tenue dans les trois mois qui précèdent le terme du contrat (article 18 de la loi de 1965).

En cours de mandat : une autre procédure

Avant le terme, le contrat ne peut être résilié qu’en cas d’inexécution suffisamment grave. À l’initiative du CS, la demande d’inscription à l’ordre du jour doit être motivée et préciser les manquements reprochés. Ce guide traite de la fin de mandat. Pour le cadre de suivi et de demande, voir les droits du conseil syndical.

Le calendrier 2027, à rebours de l’AG

Exemple pour une copropriété dont l’exercice suit l’année civile et dont l’AG se tient au printemps 2027. Ces dates sont indicatives : recalez-les sur l’échéance de votre contrat et votre exercice comptable.

Étape 1 : la mise en concurrence par le CS

La loi charge le conseil syndical de mettre en concurrence plusieurs projets de contrat de syndic avant l’AG qui désigne un syndic professionnel, y compris pour un renouvellement (article 21 de la loi de 1965 ; Service Public). L’AG peut l’en dispenser à la majorité de l’article 25, sur une demande inscrite à l’AG précédente. L’absence de mise en concurrence ne rend pas la désignation irrégulière. Tout copropriétaire peut aussi faire inscrire des projets de contrat.

Ce qu’on demande aux candidats

Envoyez le même cahier des charges à chaque candidat et demandez en retour un projet de contrat conforme au contrat type, avec la fiche d’information sur le prix et les prestations. Sans base commune, les offres ne se comparent pas.

Comparer les offres

Pour mettre plusieurs offres côte à côte, suivez la section sur les devis de syndic du guide comparer des devis en copropriété. Pour lire un contrat clause par clause (durée, forfait, prestations particulières), voir le contrat de syndic.

L’avis écrit du CS, joint à la convocation

Le CS peut rendre un avis écrit sur tout projet de contrat. Dans ce cas, l’avis est joint à la convocation, en même temps que les projets de contrat (article 21). Restez factuel et court : ce qui est comparable, ce qui diffère, votre recommandation.

Étape 2 : l’inscription à l’ordre du jour et la convocation

Adressez au syndic en place, par lettre recommandée avec accusé de réception, la demande d’inscription : un projet de résolution par candidat et les projets de contrat. Le syndic ne peut ni refuser l’inscription ni en apprécier l’opportunité (Service Public). Envoyez tôt : une question notifiée trop tard pour la prochaine convocation est reportée à l’assemblée suivante (article 10 du décret de 1967).

La convocation est notifiée au moins 21 jours avant l’AG, sauf urgence ou délai plus long prévu par le règlement de copropriété (article 9 du décret de 1967). Les projets de contrat et leur fiche d’information sont joints à la convocation. Point de vigilance : l’AG doit être convoquée et tenue tant que le syndic est en fonctions.

Étape 3 : le vote en AG et les dates de bascule

L’AG vote successivement sur chaque candidature, à la majorité de l’article 25. Si aucun candidat ne l’obtient mais que l’un recueille au moins un tiers des voix de tous les copropriétaires, un second vote immédiat peut avoir lieu à la majorité de l’article 24. Dès qu’un syndic est désigné, les résolutions suivantes deviennent sans objet. La même décision désigne le syndic et approuve son contrat.

L’AG fixe aussi la date de fin du contrat en cours et celle de prise d’effet du nouveau, au plus tôt un jour franc après l’assemblée. Sans ces dates, la bascule reste floue.

Étape 4 : la passation, checklist 15 jours / 1 mois / 2 mois

L’article 18-2 de la loi de 1965 fixe trois remises par l’ancien syndic au nouveau :

• Dans les 15 jours suivant la cessation des fonctions : situation de trésorerie, références des comptes bancaires du syndicat, coordonnées de la banque.
• Dans le mois : l’ensemble des documents et archives, y compris dématérialisés, dans un format téléchargeable et imprimable. Si les archives sont chez un prestataire, l’ancien syndic l’informe du changement dans ce délai.
• Dans les deux mois qui suivent : l’état des comptes des copropriétaires et du syndicat, après apurement et clôture.

Les documents sont « portables » : c’est à l’ancien syndic de les adresser, pas au nouveau d’aller les chercher (Service Public).

Ce que le CS vérifie dans le bordereau

Les archives sont accompagnées d’un bordereau récapitulatif, dont une copie est remise au conseil syndical (article 33-1 du décret de 1967). Pointez au minimum : règlement de copropriété, procès-verbaux, carnet d’entretien, contrats en cours avec les prestataires, contrats d’assurance, diagnostics, dossiers de sinistres et procédures en cours.

Reprise des comptes : à prévoir dans le contrat du nouveau syndic

La reprise de la comptabilité sur des exercices antérieurs non approuvés ou non répartis, en cas de changement de syndic, fait partie des prestations particulières que le nouveau syndic peut facturer. Regardez son tarif dans chaque offre avant le vote.

Si l’ancien syndic tarde : mise en demeure, puis référé

Commencez par une relance écrite (relancer le syndic), puis passez à la mise en demeure. Si elle reste sans effet pendant huit jours (article 34 du décret de 1967), le nouveau syndic ou le président du conseil syndical peut saisir le président du tribunal judiciaire en référé pour obtenir la remise sous astreinte. À ce stade, faites-vous accompagner par un professionnel.

Le quitus : prudence tant que la passation n’est pas finie

Le quitus est soumis au vote de l’AG ; l’ANIL le range parmi les décisions prises à la majorité de l’article 24. Traitez-le comme un sujet distinct de l’approbation des comptes. Le CS peut recommander de ne pas le voter tant que la passation n’est pas terminée et les comptes apurés. Sur sa portée exacte, vérifiez avec un professionnel.

Pièges fréquents

• AG convoquée ou tenue après la fin du mandat du syndic en place.
• Contrat retenu non joint à la convocation : la décision peut être contestée.
• Dates de fin et de prise d’effet non votées.
• Pas de cahier des charges commun : offres impossibles à comparer.
• Contrats prestataires en cours oubliés dans la passation (ascenseur, nettoyage, assurance).

Comment Qopal aide

Dans Qopal, le changement de syndic devient un sujet « Changement de syndic 2027 » : offres et fiches d’information rattachées, compte rendu de la réunion de sélection, avis écrit versionné. Les échéances (fin du contrat, envoi du recommandé, AG, 15 jours, 1 mois, 2 mois) sont dans le calendrier du CS, et les relances à l’ancien syndic restent tracées. La mémoire du conseil ne dépend pas de l’extranet du syndic sortant.

Pour aller plus loin

Préparez la bascule sans rien perdre : calendrier, offres et passation au même endroit. Un CS qui se souvient. Voir aussi préparer l’assemblée générale, le glossaire copropriété et le rôle du conseil syndical. Découvrir le produit ou essayer Qopal.

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