Glossaire de la copropriété pour le conseil syndical

Vous venez d'être élu au conseil syndical, ou vous reprenez un dossier après longtemps. Les mots reviennent vite : AG, tantièmes, quitus, quorum, majorités. Ce lexique vous aide à les situer sans en faire un traité. L'objectif : comprendre assez pour suivre le syndic, préparer l'assemblée et poser les bonnes questions. Le syndic gère ; le CS contrôle et suit.

Comment utiliser ce lexique

Chaque entrée donne une définition courte, puis une ligne « Pour le CS ». Quand un guide Qopal existe, le lien est indiqué. Ce glossaire ne remplace ni le règlement, ni un conseil professionnel. Pour le rôle du CS : conseil syndical et les guides.

Appel de fonds

Demande de paiement adressée aux copropriétaires pour charges courantes, travaux votés ou provisions. Le syndic l'émet selon les décisions d'AG et le budget. Montants et échéances dépendent de votre copropriété et du cadre applicable.

Pour le CS : reliez les appels aux sujets ouverts (travaux, provisions) et vérifiez qu'ils collent aux votes d'AG.

Assemblée générale (AG)

Réunion des copropriétaires pour voter les décisions collectives : budget, travaux, syndic, quitus, etc. En pratique, le syndic gère souvent la convocation formelle ; le CS prépare les points à porter, les questions et le suivi des dossiers.

Pour le CS : arrivez avec des sujets clairs et des documents trouvables. Guide : préparer l'assemblée générale.

Carnet d'entretien

Mémoire technique de l'immeuble : équipements, contrats d'entretien, interventions majeures. Distinct des seuls comptes.

Pour le CS : demandez où il en est et ce qui manque pour suivre la maintenance et les travaux. Guide : carnet d'entretien.

Charges

Sommes dues par les copropriétaires pour les dépenses communes (entretien, services, travaux votés…). La répartition suit en général les tantièmes et les clés du règlement.

Pour le CS : reliez charges et sujets ouverts. En cas de doute sur une répartition, vérifiez le règlement.

Conseil syndical

Organe des copropriétaires élus pour accompagner et contrôler la gestion, aux côtés du syndic. Il ne le remplace pas. Missions utiles : porter les sujets, demander des documents, relancer, préparer réunions et AG, garder une mémoire partageable.

Pour le CS : clarifiez rôles, sujets et documents dès le début du mandat. Guide : conseil syndical. Voir aussi droits du conseil syndical.

Devis (avis du CS)

Avant certains travaux ou prestations, le syndic présente des devis. Le CS est souvent consulté pour donner un avis et préparer le débat en AG. Cet avis n'est pas le vote des copropriétaires.

Pour le CS : comparez le périmètre, les délais et les exclusions, pas seulement le prix. Guide : comparer des devis.

Majorités en AG

Chaque type de décision relève d'une majorité prévue par le cadre applicable. On parle souvent, dans le langage courant, des majorités dites articles 24, 25, 25-1 ou 26 : des libellés fréquents pour des niveaux différents. Le détail exact dépend du cadre et de votre règlement.

Pour le CS : avant l'AG, identifiez avec le syndic (ou un professionnel) la majorité annoncée pour chaque résolution. En cas de doute, vérifiez le règlement et le cadre.

Ordre du jour

Liste des points soumis au vote ou à la discussion en AG (ou en réunion de CS). Pour l'AG, il figure en général dans la convocation. Un point hors ordre du jour ne se vote pas comme les autres, sauf exceptions prévues par le cadre.

Pour le CS : préparez tôt les points à faire figurer, avec les pièces utiles. Voir préparer l'AG.

Pouvoir (AG)

Procuration permettant à un copropriétaire de se faire représenter en AG, dans les limites du cadre applicable. Règles de validité et de cumul : vérifiez le règlement et le droit en vigueur.

Pour le CS : familiarisez-vous avec les règles de votre copropriété avant le jour J.

Président du conseil syndical

Quand le CS en désigne un, il anime souvent le travail du conseil : réunions, lien avec le syndic, synthèse des sujets. Le rôle précis dépend de votre organisation.

Pour le CS : le président ne porte pas tout seul. Répartissez sujets et relances. Voir outil conseil syndical.

Procès-verbal (PV) d'AG

Document qui consigne les résolutions votées, les résultats et les mentions prévues. C'est la trace des décisions. Rédaction et diffusion suivent le cadre ; le syndic en a souvent la charge.

Pour le CS : relisez le PV dès qu'il est disponible et rangez-le avec les sujets à suivre.

Quorum

Seuil de présence (en voix / tantièmes) nécessaire pour que l'assemblée délibère valablement, selon les cas prévus par le cadre. S'il n'est pas atteint, une seconde convocation peut être organisée selon les règles applicables.

Pour le CS : anticipez la situation de présence avec le syndic ; préparez vos points même si une seconde AG est possible.

Quitus

Décision par laquelle l'assemblée se prononce sur la gestion du syndic pour la période. Il ne se confond pas avec l'approbation des comptes : l'un porte sur la gestion, l'autre sur les comptes présentés. Les effets d'un vote favorable ou défavorable dépendent du cadre ; en cas de doute, vérifiez le règlement et un professionnel.

Pour le CS : traitez quitus et comptes comme deux sujets distincts dans votre préparation d'AG. Lisez les pièces et les sujets ouverts avant de vous positionner.

Règlement de copropriété

Document qui fixe l'organisation de l'immeuble : parties communes et privatives, répartition des charges, usage, règles collectives. Référence pour le CS comme pour le syndic.

Pour le CS : gardez-en une version accessible. Avant un vote sensible ou un conflit d'usage, vérifiez d'abord le règlement.

Relance / suivi du syndic

Rappel écrit d'une demande sans réponse : document, devis, intervention, clarification. Un suivi clair (un fil par sujet, dates, contenu) évite que la charge repose sur une seule boîte mail.

Pour le CS : une relance courte et factuelle suffit souvent. Guide : relancer le syndic.

Syndic

Gère la copropriété au quotidien : exécution des décisions d'AG, administration, contrats, appels de fonds, représentation du syndicat. Professionnel ou bénévole selon les cas. Le CS le contrôle et le suit ; il ne le remplace pas.

Pour le CS : formalisez demandes et relances ; gardez une trace partagée. Voir droits du conseil syndical.

Tantièmes / quote-part

Les tantièmes (ou millièmes) expriment la quote-part de chaque lot dans les parties communes. Ils servent notamment à répartir les charges et à pondérer les voix en AG. La répartition figure au règlement ou à l'état descriptif de division.

Pour le CS : pour un vote ou une charge contestée, repartez des tantièmes et du règlement.

Transparence

Rendre lisible où en sont les sujets, sans exposer chaque échange interne du CS. Ce n'est pas tout publier. Une information claire réduit les rumeurs.

Pour le CS : distinguez ce qui est partageable et ce qui reste interne. Guide : transparence en copropriété.

Travaux / PPT

Des entretiens courants aux opérations votées en AG. Le plan pluriannuel de travaux (PPT), quand il s'applique, aide à planifier sur plusieurs années. Obligation et contenu dépendent du cadre ; cette entrée n'est pas un guide PPT.

Pour le CS : suivez devis, votes et exécution comme des sujets distincts. Voir comparer des devis.

Ce que le glossaire ne remplace pas

Ce lexique donne des repères. Il ne remplace pas le règlement de copropriété, le cadre applicable, ni l'avis d'un professionnel en cas de doute sur un vote, un droit ou un litige.

Pour le travail quotidien du CS - sujets, documents, relances, mémoire partagée - un outil conseil syndical aide à garder le fil sans tout reconstruire à chaque mandat.

Pour aller plus loin

Pour centraliser sujets, documents et relances : le produit ou onboarding. Pour continuer : les guides et l'outil conseil syndical.