Politique de confidentialité

Formulaire de contact (qopal.fr). Données saisies dans le formulaire, pour répondre. Base : art. 6.1.b ou 6.1.f du RGPD. Responsable : Qopal.

Liste d’attente (qopal.fr). Données saisies, pour informer de l’ouverture du service. Base : art. 6.1.b du RGPD. Tout envoi commercial ultérieur : consentement, art. 6.1.a du RGPD. Désinscription à tout moment. Responsable : Qopal.

Compte et connexion (app.qopal.fr). E-mail de connexion, cookies de session HttpOnly, e-mails transactionnels d’authentification (envoi via SCALEWAY SAS en France). Base : art. 6.1.b et 6.1.f du RGPD (sécurité). Responsable : Qopal.

Données de copropriété dans l’application. Contenu enregistré par le client (sujets, réunions, prestataires, plans, etc.). Finalité : fournir l’outil du Conseil Syndical. Le responsable (le client) détermine la base légale. Pour Qopal : exécution du contrat de sous-traitance avec le client. Qopal ne modère pas ces données, ne les contrôle pas et ne les utilise pas pour d’autres finalités. Hébergement applicatif et base de données : SCALEWAY SAS (France).

Visioconférence des réunions (app.qopal.fr). Les réunions peuvent se tenir en visioconférence, par un service Jitsi auto-hébergé chez SCALEWAY SAS en France (meet.qopal.fr). Seuls les utilisateurs connectés de la résidence qui ont accès aux réunions peuvent rejoindre la salle, avec un jeton d’accès nominatif valable 5 minutes. Les données traitées sont le nom affiché, l’identifiant Qopal, le rôle d’animateur, le titre de la réunion, les flux audio et vidéo transmis en temps réel, ainsi que des journaux techniques. Les séances ne sont ni enregistrées, ni diffusées, ni transcrites. Qopal agit comme sous-traitant du client. Base : exécution du contrat de sous-traitance avec le client.

Documents. Fichiers déposés dans le service (devis, contrats, plans, etc.) : stockage chez SCALEWAY SAS en France, pour permettre au client d’utiliser le service. Qopal est sous-traitant. Base : exécution du contrat de sous-traitance avec le client.

Import depuis Google Drive (app.qopal.fr). Qopal permet, si vous le décidez, de lier votre compte Google pour importer des documents depuis Google Drive. Cette fonction est facultative : le service fonctionne sans elle.

Données Google consultées. Qopal demande uniquement l’autorisation Google « drive.file ». Avec cette autorisation, Qopal n’accède qu’aux fichiers que vous sélectionnez dans le sélecteur Google (Google Picker), et aux fichiers que Qopal aurait lui-même créés dans votre Drive. Qopal ne peut ni parcourir ni lister le reste de votre Google Drive. Par défaut, seuls le président et les administrateurs de l’espace de la copropriété peuvent lier le Google Drive, ouvrir le sélecteur et importer des fichiers. Ils peuvent étendre ce droit à d’autres rôles dans les réglages de la résidence. Le support de Qopal n’utilise cet accès qu’à votre demande ou dans les cas décrits ci-dessous. Le sélecteur s’ouvre sur le dossier Google Drive choisi lors de la liaison. Google peut y afficher les noms d’autres fichiers du compte lié, mais Qopal n’accepte que les fichiers placés directement dans ce dossier. Nous vous conseillons de lier un compte Google dédié à la copropriété. Qopal n’accède pas à vos e-mails, contacts ou agenda. Qopal enregistre aussi l’adresse e-mail du compte Google lié, obtenue par l’API Google Drive, pour l’afficher et identifier la liaison.

Utilisation. Les fichiers choisis sont utilisés uniquement pour la fonction que vous avez demandée : importer le document dans l’espace de la copropriété ou conserver un lien vers le fichier d’origine. Lorsqu’un PDF est importé, Qopal en extrait automatiquement le contenu (texte, OCR) pour l’indexer et le rendre utilisable par l’assistance IA décrite ci-dessus (traitement via les services d’IA de SCALEWAY SAS, en France). Les données obtenues via les API Google ne sont pas utilisées pour entraîner, développer ou améliorer des modèles d’intelligence artificielle ou d’apprentissage automatique, ni par Qopal ni par un tiers. Elles ne sont ni vendues, ni utilisées à des fins publicitaires, ni utilisées pour établir un profil, évaluer une solvabilité ou accorder un crédit. Elles ne sont pas transmises à des tiers, sauf ce qui est nécessaire pour fournir la fonction (hébergeur SCALEWAY SAS), pour se conformer à la loi, ou dans le cadre d’une fusion, acquisition ou cession d’actifs, après vous en avoir informé. Aucune personne de Qopal ne lit ces données, sauf avec votre accord exprès pour un fichier précis, lorsque c’est nécessaire pour la sécurité (enquête sur un abus), pour se conformer à la loi, ou sous forme agrégée et anonymisée pour le fonctionnement interne.

Stockage. Pour éviter de redemander l’autorisation à chaque import, Qopal conserve un jeton d’actualisation (refresh token) délivré par Google, chiffré au repos, sur l’infrastructure de SCALEWAY SAS en France. Les PDF et les images (JPEG, PNG, WebP) sont copiés dans l’espace de la copropriété et stockés comme les autres documents du service (chez SCALEWAY SAS, en France). Les fichiers Google Docs, Sheets, Slides, Drawings, ainsi que les fichiers XLSX et CSV, restent dans votre Google Drive : Qopal conserve seulement un lien vers le fichier d’origine, sans copie.

Déliaison et suppression. Vous pouvez délier votre compte Google à tout moment depuis l’application : Réglages, onglet Documents, section Google Drive, bouton « Déconnecter ». La déliaison révoque l’autorisation auprès de Google et supprime le jeton conservé par Qopal. Vous pouvez aussi retirer l’accès depuis votre compte Google (https://myaccount.google.com/permissions). Les documents déjà importés restent dans l’espace de la copropriété, comme tout document déposé, jusqu’à leur suppression dans l’application par une personne habilitée, ou à la fin du contrat selon les instructions du client. Pour toute demande de suppression : contact@qopal.fr.

Qualités et bases. Pour la liaison du compte Google et le jeton : Qopal est responsable de traitement ; base : exécution du contrat (art. 6.1.b du RGPD), à votre demande. Pour le contenu des documents importés dans l’espace de la copropriété : Qopal agit comme sous-traitant du client, dans les conditions du DPA (comme pour les autres documents).

Conformité Google. L’utilisation et le transfert à toute autre application, par Qopal, des informations reçues des API Google respectent la Règle relative aux données utilisateur des services d’API Google, y compris les exigences d’Utilisation limitée (Limited Use).

Qopal's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Sélecteur Google. Le sélecteur (Google Picker) est fourni par Google et s’affiche dans une fenêtre Google, uniquement lorsque vous cliquez pour importer un fichier. Google traite alors votre connexion à votre compte Google selon ses propres règles de confidentialité (https://policies.google.com/privacy). Les éventuels cookies Google déposés à cette occasion relèvent d’un service que vous demandez expressément ; aucun script Google n’est chargé tant que vous n’utilisez pas l’import.

Assistance IA dans l’application. Les contenus nécessaires à la fonction (prompts et, le cas échéant, extraits de documents ou données de copropriété envoyés à la fonction) sont traités via les services d’intelligence artificielle de SCALEWAY SAS, en France. Qopal n’entraîne pas de modèles à partir de ces données. Selon les engagements du prestataire et la configuration retenue, ces données ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles de fondation. Il s’agit d’un engagement du prestataire, non d’un audit réalisé par Qopal. Qopal ne contrôle ni ne modère les sorties au-delà de la fourniture technique du service.

Journalisation des erreurs (application). Qopal utilise Sentry (Functional Software, Inc.) en région Europe (UE) pour collecter des journaux et événements d’erreur techniques de l’application (stack traces, métadonnées techniques, identifiants techniques de session ou de requête le cas échéant). Finalité : détecter, diagnostiquer et corriger les incidents. Base : intérêt légitime (art. 6.1.f du RGPD) à assurer la sécurité et la disponibilité du service. Qopal s’efforce de limiter les données personnelles dans ces journaux ; des données de copropriété ou d’utilisateurs peuvent toutefois y figurer de façon incidente (par exemple dans un message d’erreur). Responsable pour le compte d’accès / le fonctionnement technique : Qopal ; lorsque des données de copropriété y apparaissent, Qopal agit également comme sous-traitant du client dans les conditions du DPA.

Sécurité des formulaires. ALTCHA, vérification anti-robot auto-hébergée par Qopal, sur les formulaires Contact et liste d’attente, et au démarrage de la connexion sur app.qopal.fr. Le calcul se fait dans le navigateur. Qopal vérifie la preuve sur son API. Pas de cookie, pas de prestataire tiers pour ce motif. Base : art. 6.1.f du RGPD.

Polices de caractères. Auto-hébergées par Qopal. Pas d’appel à un fournisseur de polices tiers. Pas de destinataire tiers ni de transfert pour ce motif.

Mesure d’audience (qopal.fr et app.qopal.fr). Qopal utilise Plausible Community Edition, logiciel de mesure d’audience auto-hébergé sur son infrastructure chez SCALEWAY SAS (hostname analytics.qopal.fr). Il ne s’agit pas de Plausible Cloud ni de Google Analytics. Le site marketing (qopal.fr) et l’application (app.qopal.fr) sont deux sites Plausible distincts : les statistiques produit ne sont pas mélangées avec celles du site vitrine.

Finalité : statistiques de fréquentation et mesure d’événements agrégés. Sur le site marketing : clics vers l’essai, soumission à la liste d’attente, vues des pages Produit ou Tarifs. Sur l’application : usage du produit (inscription, invitations, réunions, sujets, signalements, votes, documents, facturation) et usage de l’assistant (issue d’un tour, absence de sources, erreur technique, crédits, OCR, résumé). Les propriétés sont des catégories courtes (rôle, écran, issue, motif). Elles ne contiennent pas le texte des questions ou des réponses, ni adresse e-mail, nom, lot, adresse, identifiant de copropriété, titre de document ou de sujet. Les pages vues ne transmettent que le chemin de l’écran, sans query string, jeton d’invitation ni identifiant d’objet. Les événements sont configurés sans données directement identifiantes. Base : intérêt légitime (art. 6.1.f du RGPD) à comprendre l’usage du site et de l’application pour les améliorer. Ce dispositif est conçu pour fonctionner sans cookie de mesure d’audience et sans traceur publicitaire tiers ; dans cette configuration, il ne donne pas lieu à un bandeau de consentement au titre de l’article 82 de la loi Informatique et Libertés (sous réserve que la configuration déployée reste sans dépôt de cookie / traceur non exempté). Responsable : Qopal. Vous pouvez vous opposer à ce traitement pour motif tenant à votre situation particulière en écrivant à contact@qopal.fr.

Widget d’avis Trustpilot (qopal.fr). Le site marketing peut afficher un widget TrustBox « Review Collector » fourni par Trustpilot A/S (Danemark, Union européenne), via le script widget.trustpilot.com. Finalité : permettre de laisser un avis sur Trustpilot et présenter la preuve sociale. Selon la documentation Trustpilot relative aux widgets TrustBox, ce widget mesure des impressions, vues et clics sans cookies ni technologies similaires. Base : intérêt légitime (art. 6.1.f du RGPD). Le chargement peut transmettre à Trustpilot des données techniques usuelles (adresse IP, User-Agent, URL de la page). En cliquant pour déposer un avis, vous quittez qopal.fr pour le site Trustpilot, qui traite alors vos données selon sa propre politique. Dans cette configuration (Review Collector, sans formulaire d’avis embarqué), le widget ne donne pas lieu à un bandeau de consentement au titre de l’article 82 de la loi Informatique et Libertés ; si un cookie ou traceur non exempté était déposé au chargement, un mécanisme de consentement serait mis en place ou le widget retiré. Responsable pour l’intégration sur qopal.fr : Qopal.

Clients et facturation. Pour conclure et exécuter les abonnements, facturer, encaisser les paiements et tenir sa comptabilité, Qopal traite l’identité et les coordonnées des contacts des clients, les informations du contrat, les factures et les paiements. L’offre mensuelle est payée par carte bancaire via Stripe : Qopal ne reçoit pas les numéros de carte. L’offre annuelle est payée par virement sur le compte professionnel de Qopal, et Qopal reçoit alors les informations du virement. Les factures sont émises avec Tiime et transmises à l’expert-comptable de Qopal. Qopal est responsable de traitement. Bases : exécution du contrat (art. 6.1.b du RGPD) et obligations légales comptables et fiscales (art. 6.1.c).

Échanges par WhatsApp et par téléphone. Vous pouvez joindre Qopal au +33 7 59 70 62 36, par appel, par SMS ou par WhatsApp. Qopal traite ces échanges pour répondre à vos questions et à vos réclamations, que vous soyez client ou que vous envisagiez de le devenir. Qopal est responsable de traitement.

Données traitées. Votre numéro de téléphone, votre nom de profil WhatsApp, le contenu de vos messages et des pièces jointes que vous envoyez, ainsi que les données techniques des échanges : date, heure et statut de remise des messages ; numéro, date, heure et durée des appels. Les appels ne sont ni enregistrés ni transcrits.

Bases légales. Les mesures précontractuelles prises à votre demande et l’exécution de votre contrat (art. 6.1.b du RGPD) lorsque l’échange porte sur un abonnement, un devis ou votre contrat. Dans les autres cas, l’intérêt légitime de Qopal à répondre aux personnes qui le contactent et à traiter leurs réclamations (art. 6.1.f du RGPD).

Prestataires. Les messages WhatsApp passent par l’application WhatsApp Business de WhatsApp Ireland Limited (Irlande), sous-traitant de Qopal, qui s’appuie sur WhatsApp LLC et Meta Platforms, Inc. (États-Unis). WhatsApp traite aussi certaines données pour son propre compte (sécurité, lutte contre les abus, obligations légales), selon sa propre politique. Les appels et SMS sont acheminés par l’opérateur de téléphonie mobile de Qopal, qui traite les données de trafic pour son propre compte, conformément à ses obligations légales. Les transferts vers les États-Unis sont décrits dans la section « Transferts hors de l’Union européenne ».

Ce qu’il vaut mieux ne pas envoyer. N’envoyez pas par WhatsApp ou par SMS de données sensibles (santé, situation financière ou bancaire, pièce d’identité), ni de documents de copropriété (procès-verbaux, contrats, devis, listes de copropriétaires). Pour ces documents, écrivez à contact@qopal.fr, ou déposez-les dans l’espace de votre copropriété sur l’application.

Vous disposez des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, de portabilité, d’opposition, et du droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès (loi Informatique et Libertés).

• Pour le site, la liste d’attente, le compte (y compris la liaison Google Drive), les échanges par WhatsApp et par téléphone, la mesure d’audience et la journalisation technique : contact@qopal.fr (Qopal, responsable).
• Pour les données de copropriété et les documents dans l’application : auprès du Conseil Syndical / du syndicat (responsable). Qopal transmet au client les demandes reçues à contact@qopal.fr.

Pour les échanges par WhatsApp et par téléphone, vous pouvez aussi vous opposer à tout moment à leur conservation, pour un motif tenant à votre situation particulière, en écrivant à contact@qopal.fr. Vous pouvez également bloquer le numéro de Qopal dans WhatsApp.

Délai de réponse : un mois, prorogeable dans les conditions prévues par le RGPD.

Réclamation : CNIL, 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, www.cnil.fr.

Consulter le registre des traitements.

Sur qopal.fr, la mesure d’audience (Plausible Community Edition auto-hébergé) est configurée sans cookie de tracking. Les formulaires Contact et liste d’attente, ainsi que le démarrage de la connexion, utilisent ALTCHA, une vérification anti-robot auto-hébergée. Elle ne dépose pas de cookie.

Sur app.qopal.fr, la connexion par e-mail dépose des cookies de session HttpOnly. Ils maintiennent la session. Sans eux, l’application ne peut pas vous reconnaître. La mesure d’audience de l’application utilise le même Plausible auto-hébergé, sur un site distinct, sans cookie de mesure d’audience. Si vous utilisez l’import depuis Google Drive, le sélecteur Google s’ouvre à votre demande et Google peut déposer ses propres cookies, liés à votre compte Google, pour fournir ce service. Pendant la liaison, Qopal dépose aussi un cookie technique temporaire (drive_oauth_refresh_token_enc), qui contient le jeton chiffré et sert uniquement à terminer la liaison que vous avez demandée. Il est supprimé dès que le dossier est choisi, et au plus tard au bout de 10 minutes.

Vous pouvez bloquer ou supprimer les cookies dans les réglages du navigateur. Un refus des cookies techniques peut empêcher l’envoi d’un formulaire ou la connexion à l’application.

Pas de bandeau de consentement : seuls des cookies techniques nécessaires (session) sont décrits, et la mesure d’audience retenue n’utilise pas de cookie dans la configuration déployée. Si un cookie ou traceur non exempté était ajouté plus tard, un mécanisme de consentement serait mis en place. Le widget Trustpilot Review Collector est décrit ci-dessus ; selon la documentation Trustpilot relative aux TrustBox, il fonctionne sans cookies ni technologies similaires dans la configuration retenue.