Accord de sous-traitance au sens de l’article 28 du RGPD
Dernière mise à jour : 21 octobre 2026
Le présent accord s’applique dès lors que le client utilise l’application Qopal pour traiter des données à caractère personnel relatives à une copropriété.
Pour l’information générale sur les données personnelles (y compris lorsque Qopal est responsable de traitement), voir la politique de confidentialité. Pour l’éditeur et l’hébergement, voir les mentions légales.
1. Parties
- Le responsable de traitement : le client, agissant en qualité de conseil syndical pour le compte du syndicat des copropriétaires (ou, le cas échéant, le syndicat des copropriétaires lui-même).
- Le sous-traitant : QOPAL, société par actions simplifiée à associé unique (SASU) au capital de 1 000 euros, SIREN 109 393 942, R.C.S. Nanterre, siège 11 Place Simone Veil, 92160 Antony, France, représentée par Arthur Baron, Président. Contact : contact@qopal.fr.
2. Objet
Qopal traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable, uniquement pour fournir le service Qopal (outil du conseil syndical : sujets, réunions, prestataires, plans, documents, comptes d’accès liés à la copropriété, et fonctionnalités associées, y compris l’assistance par intelligence artificielle lorsque le client l’utilise).
Qopal n’exerce aucun contrôle ni aucune modération sur le contenu saisi par le client.
3. Durée
Le traitement dure pendant toute la durée du contrat de service Qopal liant les parties, et jusqu’à restitution ou suppression des données conformément à l’article 10.
4. Nature et finalité du traitement
- Nature : collecte, enregistrement, conservation, consultation, utilisation, extraction, communication par transmission (notamment e-mails transactionnels), effacement.
- Finalité : exécution du service Qopal sur instruction du responsable.
5. Types de données et catégories de personnes concernées
Selon ce que le client enregistre dans le service, notamment :
- données d’identification et de contact (nom, prénom, e-mail, téléphone le cas échéant) ;
- données relatives à la vie en copropriété (sujets, incidents, réunions, votes, prestataires, documents, plans, échanges) ;
- données techniques de compte et de connexion nécessaires au service.
Personnes concernées : membres du conseil syndical, copropriétaires, résidents, prestataires, syndic et toute personne dont les données sont saisies par le client.
Le client s’engage à ne pas utiliser le service pour traiter des données dont le traitement serait illicite, et à minimiser les données.
6. Obligations de Qopal
Qopal s’engage à :
- traiter les données uniquement sur instruction documentée du responsable (y compris le présent accord et l’usage du service), sauf obligation légale ;
- garantir que les personnes autorisées à traiter les données sont soumises à une obligation de confidentialité ;
- prendre les mesures de sécurité appropriées (art. 32 du RGPD), notamment contrôle d’accès, chiffrement en transit, sauvegardes (dont une copie hebdomadaire chiffrée hors site, conservée 12 semaines), journalisation raisonnable ;
- n’avoir recours à un sous-traitant ultérieur que dans les conditions de l’article 7 ;
- aider le responsable, dans la mesure du possible, à s’acquitter de son obligation de répondre aux demandes d’exercice des droits ; les demandes reçues à contact@qopal.fr concernant des données de copropriété sont transmises au client, sauf instruction contraire ;
- aider le responsable pour la sécurité, la notification de violations et, le cas échéant, l’analyse d’impact, compte tenu de la nature du traitement et des informations disponibles ;
- mettre à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de l’article 28 et permettre des audits raisonnables (préavis, sous NDA, sans porter atteinte à la sécurité ou aux secrets des autres clients) ;
- en fin de prestation, supprimer ou restituer les données au choix du responsable, et supprimer les copies existantes, sauf conservation légalement obligatoire.
7. Sous-traitants ultérieurs
Le responsable autorise Qopal à faire appel aux sous-traitants ultérieurs suivants :
| Sous-traitant | Rôle | Localisation |
|---|---|---|
| SCALEWAY SAS | Hébergement site, app, API, base de données ; stockage des documents ; assistance IA ; e-mails transactionnels ; mesure d’audience auto-hébergée (Plausible CE) ; infrastructure de la protection anti-robots auto-hébergée (ALTCHA) | France ; copie de sauvegarde chiffrée hors site aux Pays-Bas (UE) |
| Functional Software, Inc. (Sentry) | Journalisation et monitoring d’erreurs de l’application | Région Europe (UE) ; société établie aux États-Unis |
Qopal informe le responsable de tout projet d’ajout ou de remplacement d’un sous-traitant ultérieur (mise à jour de la politique de confidentialité et/ou du présent DPA et, le cas échéant, notification aux comptes clients), en laissant un délai raisonnable pour s’y opposer pour motif légitime. L’absence d’opposition dans ce délai vaut acceptation. Les sous-traitants ultérieurs sont tenus d’obligations équivalentes à celles du présent accord.
La protection anti-robots (ALTCHA) est auto-hébergée sur l’infrastructure de Qopal chez Scaleway. Aucun sous-traitant ultérieur tiers n’est chargé de cette vérification. Cloudflare n’intervient pas.
8. Transferts hors UE
Les traitements chez Scaleway (France et, pour la copie de sauvegarde chiffrée hors site, Pays-Bas) n’emportent pas de transfert hors UE du fait de cette localisation.
Sentry héberge les journaux d’erreurs en région Europe (UE). Functional Software, Inc. étant établie aux États-Unis, un transfert hors UE peut subsister (notamment support / exploitation). Encadrement : Data Privacy Framework UE–États-Unis et/ou clauses contractuelles types, selon la documentation Sentry.
9. Obligations du responsable
Le responsable :
- détermine les finalités et les bases légales des traitements de copropriété ;
- garantit qu’il est en droit de confier ces données à Qopal ;
- informe les personnes concernées le cas échéant ;
- n’émet que des instructions conformes au RGPD.
10. Sort des données
À la fin du contrat, le client peut exporter ses données via les fonctions du service (lorsqu’elles sont disponibles) ou en demander la restitution à contact@qopal.fr. À défaut d’instruction contraire dans les trente (30) jours suivant la fin du contrat, Qopal procède à la suppression des données de copropriété du client, sous réserve des obligations légales de conservation.
11. Violation de données
Qopal notifie au responsable toute violation de données à caractère personnel dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance, avec les informations utiles alors disponibles, pour permettre au responsable de respecter ses obligations de notification.
12. Droit applicable
Le présent accord est régi par le droit français. Il complète les conditions d’utilisation / contrat de service Qopal. En cas de contradiction sur la protection des données, le présent accord prévaut.
L’utilisation du service Qopal emporte acceptation du présent accord de sous-traitance par le responsable de traitement.