Registre des activités de traitement de Qopal (article 30 du RGPD)

Dernière mise à jour : 21 octobre 2026

Identification

Organisme : Qopal, société par actions simplifiée à associé unique (SASU) au capital de 1 000 euros, SIREN 109 393 942, R.C.S. Nanterre, siège 11 Place Simone Veil, 92160 Antony, France.
Représentant légal : Arthur Baron, Président.
Contact pour les données personnelles : contact@qopal.fr
Délégué à la protection des données : aucun n’a été désigné.
Services concernés : le site qopal.fr et l’application app.qopal.fr.

Qopal tient ce registre en deux parties : la partie A pour les traitements dont elle est responsable (article 30.1), la partie B pour les traitements qu’elle réalise comme sous-traitant pour le compte de ses clients (article 30.2).

Partie A. Qopal responsable de traitement (art. 30.1)

A1. Formulaire de contact (qopal.fr)

Finalité : répondre aux demandes envoyées depuis le formulaire de contact.
Base légale : mesures précontractuelles (art. 6.1.b) ou intérêt légitime à répondre (art. 6.1.f).
Personnes concernées : les visiteurs qui écrivent à Qopal.
Données : celles saisies dans le formulaire (identité, coordonnées, message).
Destinataires : les personnes habilitées de Qopal et l’hébergeur Scaleway SAS (France).
Transferts hors UE : aucun.
Durée de conservation : le temps de traiter la demande, puis ce qu’exigent les obligations légales et la défense des droits.

A2. Liste d’attente (qopal.fr)

Finalité : prévenir les inscrits de l’ouverture du service. Un envoi commercial ultérieur n’est fait qu’avec leur consentement.
Base légale : exécution de la demande d’inscription (art. 6.1.b). Pour la prospection : consentement (art. 6.1.a).
Personnes concernées : les personnes inscrites à la liste d’attente.
Données : celles saisies à l’inscription.
Destinataires : les personnes habilitées de Qopal et Scaleway SAS (hébergement et e-mails, France).
Transferts hors UE : aucun.
Durée de conservation : jusqu’à la désinscription ou la clôture de la liste.

A3. Compte d’accès et authentification (app.qopal.fr)

Finalité : créer et gérer les comptes, authentifier les utilisateurs, maintenir la session, envoyer les e-mails transactionnels.
Base légale : exécution du contrat (art. 6.1.b) et intérêt légitime pour la sécurité (art. 6.1.f).
Personnes concernées : les utilisateurs de l’application (membres de conseils syndicaux, copropriétaires et autres personnes invitées).
Données : adresse e-mail de connexion, cookies de session HttpOnly, rôles et rattachements aux copropriétés, journaux de connexion techniques.
Destinataires : les personnes habilitées de Qopal et Scaleway SAS (hébergement, base de données, e-mails transactionnels, France).
Transferts hors UE : aucun.
Durée de conservation : la durée du compte. Les cookies de session durent le temps de la session.

A4. Vérification anti-robot (ALTCHA)

Finalité : protéger les formulaires de contact et de liste d’attente, ainsi que le démarrage de la connexion, contre les robots.
Base légale : intérêt légitime (art. 6.1.f).
Personnes concernées : les utilisateurs des formulaires et de la page de connexion.
Données : une preuve de calcul produite dans le navigateur, vérifiée par l’API de Qopal. Aucun cookie n’est déposé.
Destinataires : aucun tiers. Le dispositif est auto-hébergé chez Scaleway SAS (France).
Transferts hors UE : aucun.
Durée de conservation : le temps du défi, sans conservation ensuite.

A5. Mesure d’audience (Plausible Community Edition auto-hébergé)

Finalité : produire des statistiques de fréquentation et compter des événements agrégés, sur le site et dans l’application. Ce sont deux sites Plausible distincts.
Base légale : intérêt légitime (art. 6.1.f).
Personnes concernées : les visiteurs de qopal.fr et les utilisateurs d’app.qopal.fr.
Données : pages vues (chemin de l’écran sans query string ni identifiant) et événements décrits par des catégories courtes (rôle, écran, issue, motif). Aucun texte saisi, aucun e-mail, nom, lot, adresse ou identifiant de copropriété. Aucun cookie.
Destinataires : les personnes habilitées de Qopal. L’instance analytics.qopal.fr est hébergée chez Scaleway SAS (France). Plausible Cloud n’est pas utilisé.
Transferts hors UE : aucun.
Durée de conservation : treize mois au plus, puis suppression ou agrégation.

A6. Journalisation des erreurs (Sentry)

Finalité : détecter, diagnostiquer et corriger les incidents de l’application.
Base légale : intérêt légitime à assurer la sécurité et la disponibilité du service (art. 6.1.f).
Personnes concernées : les utilisateurs de l’application. Des données de copropriété peuvent figurer de façon incidente dans un message d’erreur ; Qopal est alors sous-traitant (voir B1).
Données : traces d’erreur, métadonnées techniques, identifiants techniques de session ou de requête le cas échéant.
Destinataires : les personnes habilitées de Qopal et Functional Software, Inc. (Sentry), avec des données hébergées en région Europe (UE).
Transferts hors UE : possibles, Sentry étant une société américaine (support, exploitation). Ils sont encadrés par le Data Privacy Framework UE–États-Unis et/ou les clauses contractuelles types, selon la documentation Sentry.
Durée de conservation : limitée au besoin de diagnostic, soit en pratique quelques dizaines de jours au plus, sauf incident en cours.

A7. Widget d’avis Trustpilot (qopal.fr)

Finalité : permettre aux visiteurs de laisser un avis et afficher la preuve sociale.
Base légale : intérêt légitime (art. 6.1.f).
Personnes concernées : les visiteurs de qopal.fr.
Données : les données techniques transmises au chargement du widget (adresse IP, User-Agent, URL de la page). Le widget TrustBox Review Collector fonctionne sans cookie selon la documentation Trustpilot.
Destinataires : Trustpilot A/S (Danemark). Une fois le visiteur parti sur trustpilot.com pour déposer un avis, Trustpilot traite ses données sous sa propre responsabilité.
Transferts hors UE : aucun du fait de ce destinataire.
Durée de conservation : Qopal ne conserve rien. Trustpilot applique sa propre politique.

A8. Liaison du compte Google et import depuis Google Drive

Finalité : permettre à l’utilisateur d’importer depuis son Google Drive les fichiers qu’il choisit dans le Google Picker, sans redonner son autorisation à chaque import.
Base légale : exécution du contrat, à la demande de l’utilisateur (art. 6.1.b).
Personnes concernées : les utilisateurs qui lient leur compte Google.
Données : jeton d’actualisation OAuth chiffré au repos, adresse e-mail du compte Google lié (obtenue par l’API Drive, sans scope e-mail, et affichée sur l’écran d’état de la liaison), utilisateur Qopal à l’origine de la liaison, identifiants techniques et date de la liaison. La liaison est rattachée à la résidence, à raison d’une liaison par résidence. Pendant la liaison, un cookie technique temporaire (drive_oauth_refresh_token_enc) contient le jeton chiffré : il est supprimé dès que le dossier est choisi, et au plus tard au bout de 10 minutes. Le scope est limité à drive.file : Qopal n’a accès qu’aux fichiers choisis par l’utilisateur dans le Google Picker et aux fichiers que Qopal aurait lui-même créés dans son Drive.
Destinataires : les personnes habilitées de Qopal et Scaleway SAS (France). Google (Google Ireland Limited) intervient comme fournisseur du compte de l’utilisateur, et non comme sous-traitant de Qopal.
Transferts hors UE : aucun du fait de Qopal.
Durée de conservation : jusqu’à la déliaison, la révocation depuis le compte Google ou la fin du contrat de la résidence, puis suppression.
Engagement : Qopal respecte la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences « Limited Use ». Pas d’entraînement de modèles d’IA, pas de publicité, pas de vente, pas de lecture humaine hors des exceptions prévues.

A9. Gestion des clients et facturation

Finalité : conclure et exécuter les contrats d’abonnement, facturer, encaisser, tenir la comptabilité.
Base légale : exécution du contrat (art. 6.1.b) et obligations légales comptables et fiscales (art. 6.1.c).
Personnes concernées : les représentants et contacts des clients (conseils syndicaux, syndics, syndicats des copropriétaires).
Données : identité et coordonnées des contacts, informations du contrat, factures, paiements. Pour l’offre mensuelle, les données de carte bancaire sont traitées par Stripe, pas par Qopal. Pour l’offre annuelle, payée par virement sur facture Tiime, Qopal reçoit les informations du virement (nom du titulaire du compte émetteur, montant, date, référence).
Destinataires : les personnes habilitées de Qopal, Stripe (paiement par carte bancaire de l’offre mensuelle), Tiime (facturation, comptabilité et compte professionnel de Qopal, tenu par l’établissement de paiement Treezor) pour la réception des virements de l’offre annuelle, et l’expert-comptable.
Transferts hors UE : Stripe transfère des données vers les États-Unis (Stripe, LLC). Ces transferts sont encadrés par le Data Privacy Framework UE–États-Unis, auquel Stripe, LLC est autocertifiée, et à défaut par les clauses contractuelles types (Data Transfers Addendum de Stripe). Tiime héberge les données dans l’Union européenne. Selon sa documentation, les données comptables ne quittent pas l’UE, et seuls quelques outils de support peuvent donner lieu à des transferts marginaux, encadrés par des clauses contractuelles types.
Durée de conservation : la durée de la relation commerciale. Les pièces comptables sont conservées dix ans (art. L.123-22 du Code de commerce).

Partie B. Qopal sous-traitant (art. 30.2)

B1. Fourniture de l’outil du conseil syndical

Responsables de traitement : chaque client, à savoir le conseil syndical agissant pour le syndicat des copropriétaires. Les coordonnées de chaque client figurent dans son contrat et dans l’application.
Catégories de traitements réalisés pour le compte du client :
- hébergement et gestion des données de copropriété saisies dans l’application (sujets et tickets, réunions, prestataires, contrats, plans, votes, portail des lots) ;
- stockage des documents déposés, y compris les PDF et images copiés depuis Google Drive (les fichiers Google Docs, Sheets, Slides, Drawings, XLSX et CSV restent dans le Drive de l’utilisateur : Qopal n’en conserve qu’un lien) ;
- visioconférence des réunions par un service Jitsi auto-hébergé chez Scaleway en France, réservée aux utilisateurs connectés de la résidence (jeton nominatif valable 5 minutes, aucun invité sans compte) : nom affiché, identifiant, rôle d’animateur, titre de la réunion, flux audio et vidéo transmis en temps réel, sans enregistrement, diffusion ni transcription (fonctions désactivées côté serveur), journaux techniques (adresse IP, URL et navigateur côté proxy ; identifiants de salle et pseudonymes techniques côté serveurs de visio, ainsi que, en cas d’erreur d’authentification, le contenu du jeton d’accès : identifiant, nom affiché et rôle) conservés 7 jours au maximum ;
- assistance IA à la demande : traitement des requêtes et des extraits de documents (texte, OCR) par les services d’IA de Scaleway en France. Aucun entraînement de modèles par Qopal ;
- journalisation des erreurs lorsque des données de copropriété y figurent de façon incidente.
Personnes concernées : les copropriétaires, les occupants, les membres du conseil syndical, les représentants du syndic, les prestataires, et toute personne dont le client enregistre des données.
Sous-traitants ultérieurs : Scaleway SAS (France ; copie de sauvegarde chiffrée hors site aux Pays-Bas, UE) pour l’hébergement, la base de données, les documents, l’IA et les e-mails ; Functional Software, Inc. (Sentry, région Europe) pour la journalisation des erreurs.
Transferts hors UE : aucun pour Scaleway. Possibles pour Sentry, encadrés par le Data Privacy Framework et/ou les clauses contractuelles types.
Cadre contractuel : l’accord de sous-traitance publié sur /dpa.
Durée de conservation : la durée du contrat, puis restitution ou suppression selon les instructions du client, sous réserve des obligations légales. Les données effacées dans l’application peuvent subsister jusqu’à 7 jours dans les sauvegardes quotidiennes et jusqu’à 12 semaines dans la copie de sauvegarde chiffrée hors site, avant leur effacement automatique. Un document supprimé dans l’application reste conservé jusqu’à 30 jours comme version antérieure dans le stockage des documents, puis il est effacé définitivement.

Mesures de sécurité (description générale, art. 30.1.g et 30.2.d)

Hébergement en France chez Scaleway SAS, sans transfert hors UE du fait de l’hébergement.
Échanges chiffrés (HTTPS/TLS) et documents chiffrés au repos.
Base de données isolée sur un réseau privé.
Accès d’administration restreints et protégés par authentification forte.
Cookies de session HttpOnly.
Accès aux données limité aux personnes habilitées de Qopal.
Jetons Google chiffrés avant leur enregistrement et scope Google minimal (drive.file).
Sauvegardes automatiques régulières de la base de données, en France, et copie hebdomadaire chiffrée hors site dans l’Union européenne (Pays-Bas).
Vérification anti-robot auto-hébergée, mesure d’audience sans cookie.
Pas de traceur publicitaire tiers.
Journalisation des erreurs pour détecter et corriger les incidents.